In einigen Bundesländern (Baden-Württemberg und Bayern) ist eine Amts- Ermittlungspflicht für die Nachlassgerichte festgelegt. Der Erbenermittler hat vielfältige Aufgaben und unterstützt sehr häufig auch die Nachlassgerichte mit seiner Erfahrung. Es ist zwar kein Ausbildungsberuf, doch Erbenermittler benötigen langjährige Erfahrungen und Verbindungen, um erfolgreich arbeiten zu können. Auch geschichtliche Kenntnisse sind vielfach notwendig, denn historische Ereignisse wie Auswanderungswellen, Flucht und Vertreibungen stellen große Herausforderungen dar. Zwei Weltkriegen und große Weltwirtschaftskrisen haben die familiären Verbindungen auseinanderbrechen lassen. Der Erbenermittler ist auch direkt für die Erben tätig, wenn zum Beispiel eine Erbengemeinschaft den verschollenen und nicht auffindbaren Miterben sucht und die Gesamthandsgemeinschaft zu bilden. Die Erbengemeinschaft kann nur geschlossen auftreten und beschließen. Aufgrund der Nachfrage hat sich der Beruf des Erbenermittlers herauskristallisiert. Auch Detekteien und Familienforscher sind im Bereich der Ermittlung von Erben tätig.

Nachlassgerichte und Nachlasspfleger setzen Erbenermittler ein, wenn sie in Ihrer Suche nach den Erben nicht weiterkommen. Sie können zur Erfüllung ihrer Aufgaben Hilfspersonen (§§ 1915  1962, 1793 BGB) einsetzen. Hilfspersonen sind zudem auch Steuerberater und Rechtsanwälte.

Erbenermittler benötigen viele Kenntnisse

Gute Grundlagen für die erfolgreiche Ausübung dieses Arbeitsgebietes sind qualifizierte Erfahrungen über die Genealogie und Kenntnisse über nationales und internationales Erbrecht. Hervorragende Voraussetzungen sind weiterhin Wissen über das Liegenschafts- und das Steuerrecht sowie das Recht der Freiwilligen Gerichtsbarkeit. Auch praxisbezogenes Wissen nutzt dem Erbenermittler als Bevollmächtigtem der aufgefundenen Beteiligten. Aufgrund dieses Wissens kann er eine zügige und vor allem auch professionelle Nachlassabwicklung im Sinne des aufgespürten Erben gewährleisten.

Grundsätzlich gehört auch die Erbenermittlung zu den Aufgaben des Nachlasspflegers. Dieser beauftragt häufig einen ihm bekannten und seriösen gewerblichen Erbenermittler, denn die Arbeitsteilung ist wesentlich effektiver im Interesse der Erben. Die Abwicklung und Auseinandersetzung der Nachlasssache kann schneller erfolgen.

Der Erbenermittler hat Idealerweise auch genealogisches Wissen und verfügt durch seine jahrelange Suche nach Erben über spezielle Kenntnisse zu historischen Ereignissen. Die Kriegsereignisse brachten viele Veränderungen insbesondere in Osteuropa. Auswanderungen in die USA, nach Kanada, Südamerika und andere Länder waren keine Seltenheit. Die Suche nach Auswanderern gestaltet sich schwierig hierzu benötigt der Erbenermittler Kenntnisse über ausgelagerte und verfilmte Standes- und Kirchenregister aus den unterschiedlichsten Vertreibungsgebieten. Er muss auch herausfinden, wo heute noch erhaltene Register solcher Gebiete zu finden sind.

Aufbewahrungsorte sind zudem eigene genealogische Archive, Nachschlagewerke und das persönliche wertvollen Wissen.

Ermittlungsgrundlagen für eine erfolgreiche Erbenermittlung sind oft:

• Adressbücher der alten und neuen Bundesländer und der Ostgebiete
• Ortsbücher und Kartenmaterial von ehemaligen deutschen Gebiete Standesamtsaufzeichnungen
• Kirchenbuchverzeichnisse
• Auswandererverzeichnisse befinden sich einige in Hamburg
• Verzeichnisse der Verfolgten aus der nationalsozialistischen Zeit

Alte Archive, die im Handel nicht mehr zu bekommen sind, erleichtern dem professionellen Erbenermittler die Arbeit.

Ein professioneller Erbenermittler besitzt weltweite Kontakte zu den wichtigsten Archiven und Behörden im In- und Ausland.

Erbenermittler – die Honorarfrage 

Ausgangspunkt für die Bezahlung eines Erbenermittlers ist immer das positive Ergebnis seiner Nachforschungen. Mit dem Erbscheinsantrag legt er sämtliche zum Nachweis des Erbrechts erforderlichen Urkunden vor. Der Nachlasspfleger wird über die Ergebnisse der Forschungen und die Einleitung des Erbscheins- Verfahrens selbstverständlich unterrichtet. Der Erbenermittler hat die Ermittlung bis zu diesem Zeitpunkt auf sein eigenes wirtschaftliches Risiko durchgeführt. Im Erfolgsfall gibt es entweder eine feste Honorarvereinbarung oder er muss sich mit den von ihm aufgefundenen Erben hierüber direkt einigen. Eine Honorierung erfolgt auf bei seriösen Erbenermittlern stets auf Erfolgsbasis. Das Honorar bemisst sich prozentual am Nettowert (vor Abzug der Erbschaftsteuer) der zu erwartenden Erbschaft.  Hinzu kommt ein Aufschlag für die tatsächlichen Kosten der Erbenermittlung, die Erstellung des Erbnachweises und die Kosten des Erbschein – Verfahrens.

Kostenvorschüsse verlangen seriöse und professionelle Erbenermittler nicht, ein Erfolgshonorar wird erst bei Auszahlung des Nachlasses an den Erben fällig. Die Kosten der Erbenermittlung kann der Erbe bei der Berechnung der Erbschaftsteuer lt. § 10 Abs.5 Ziff.3 ErbStG absetzen. Kompetenz und Erfahrung sind bei der Ermittlung unerlässlich, deshalb ist es wichtig diese genau zu prüfen.